Warum ich Status-Updates als Workflow behandle
Als eingebetteter IT-Freelancer muss ich regelmäßig zeigen, woran ich arbeite und wo es hakt. Das Problem: Wenn ich das Ad-hoc mache, kostet es jedes Mal Energie und die Updates werden ungleichmäßig. Deshalb behandle ich Status-Updates als festen Workflow, async, strukturiert und mit minimalem Aufwand.
Für wen der Workflow passt
Für IT-Freelancer in agilen Teams, die ihre Stakeholder regelmäßig informieren wollen, ohne ständig in Meetings zu sitzen. Besonders hilfreich, wenn du remote arbeitest oder in mehreren Projekten parallel aktiv bist. Wenn es bereits ein Team-Format gibt, passe meine Struktur daran an. Wichtig ist nicht das Template, sondern ein konstanter Rhythmus.
Mein wöchentlicher Status-Update-Workflow
Ich halte den Prozess in drei Schritten: Sammeln, Strukturieren, Senden.
1) Sammeln (laufend, 1 Minute pro Tag)
Während der Woche notiere ich kurz, was ich erledigt habe. Dafür nutze ich eine einfache Liste, entweder im Projektboard, in Notion oder in einem Textfile. Wichtig ist, dass ich nicht am Freitag rekonstruieren muss, was am Montag passiert ist.
Ich notiere:
- Erledigte Tasks oder Tickets
- Wichtige Entscheidungen
- Blocker oder Abhängigkeiten
- Links zu Tickets, PRs oder Deployments
Minimaler Datensatz pro Eintrag:
- Datum oder KW
- Ticket/Task mit Link
- Kurzstatus (done / in progress / blocked)
- Kontext, falls nötig (1 Satz)
2) Strukturieren (Freitag, 10 Minuten)
Am Ende der Woche bringe ich die Notizen in ein klares Format. Mein Template sieht so aus:
## Status-Update KW [XX]
### Erledigt
- [Ticket/Task]: [Kurzbeschreibung] (Link)
- [Ticket/Task]: [Kurzbeschreibung] (Link)
### In Arbeit
- [Ticket/Task]: [Status, nächster Schritt]
### Entscheidungen (optional)
- [Kurzbeschreibung]: [Warum, Auswirkung]
### Blocker
- [Beschreibung]: [Was fehlt, wer kann helfen]
### Nächste Woche
- [Geplante Schwerpunkte]
Dieses Format ist schnell zu lesen und beantwortet die wichtigsten Fragen: Was ist fertig, was läuft, wo hakt es? Wenn ich mehrere Projekte habe, trenne ich die Abschnitte nach Projekt, damit die Zuordnung klar bleibt.
3) Senden (Freitag, 2 Minuten)
Ich schicke das Update über den Kanal, den das Team nutzt – Slack, E-Mail oder direkt im Projektboard. Wichtig ist, dass der Kanal klar definiert ist und ich nicht jede Woche neu überlegen muss, wohin das Update gehört. Wenn es sensible Themen gibt, erwähne ich sie neutral im Update und kläre Details im 1:1.
Warum async statt Meeting
Synchrone Status-Meetings haben ihren Platz, aber für wöchentliche Updates sind sie oft Overhead. Ein async Update:
- Spart Zeit für alle Beteiligten
- Ist nachlesbar und durchsuchbar
- Zwingt mich zu klarer Struktur
- Funktioniert über Zeitzonen hinweg
Wenn es Rückfragen gibt, kläre ich die im Thread oder in einem kurzen 1:1. Das ist effizienter als ein 30-Minuten-Meeting für das ganze Team.
Automatisierung: Reminder und Templates
Ich automatisiere zwei Dinge:
- Wöchentlicher Reminder: Am Freitag um 14:00 erinnert mich ein Task daran, das Update zu schreiben.
- Template-Vorlage: Das Markdown-Template liegt griffbereit, ich kopiere es und fülle es aus.
Für die Automatisierung reicht ein einfacher Kalender-Eintrag oder ein wiederkehrender Task im Projektboard. Wer mehr will, kann das Update auch per Webhook triggern, aber für die meisten Setups ist das Overkill.
Den Rahmen für solche Automatisierungen habe ich im Grundlagenartikel beschrieben: Workflow-Automatisierung für Solo-Freelancer
Tipps für gute Status-Updates
- Kurz halten: Niemand will eine Textwand lesen. Bullet Points reichen.
- Ergebnisse statt Aktivitäten: "Feature X deployed" statt "An Feature X gearbeitet".
- Blocker klar benennen: Wer kann helfen? Was fehlt konkret?
- Konsistent bleiben: Jeden Freitag, gleiches Format, gleicher Kanal.
- Links setzen: Tickets und PRs verlinken, damit Nachfragen reduziert werden.
Verbindung zum Onboarding
Wenn du neu in ein Team kommst, hilft es, den Status-Update-Workflow von Anfang an zu etablieren. Das zeigt Professionalität und gibt dem Team früh Transparenz über deinen Fortschritt.
Mehr zum Einstieg in neue Teams: Team-Onboarding-Workflow Und wenn du den Intake sauber halten willst, passt dazu der Backlog-Workflow: Ticket-Intake und Backlog-Hygiene
Kurzfazit
Wöchentliche Status-Updates müssen kein Aufwand sein. Mit einem klaren Workflow – Sammeln, Strukturieren, Senden – halte ich Stakeholder informiert und spare mir Meeting-Zeit. Das Template und der feste Rhythmus machen den Unterschied.
FAQ
Wie lang sollte ein Status-Update sein? Maximal eine halbe Bildschirmseite. Wenn es länger wird, fehlt Struktur oder ich versuche zu viel auf einmal zu kommunizieren.
Was mache ich, wenn es nichts zu berichten gibt? Dann schreibe ich genau das: "KW XX: Fokus auf [Thema], keine abgeschlossenen Tickets, keine Blocker." Das ist besser als kein Update.
Sollte ich das Update mit dem Team abstimmen? Am Anfang ja – frag, welcher Kanal und welches Format gewünscht sind. Danach läuft es auf Autopilot.
Wie gehe ich mit sensiblen Themen um? Blocker, die Personen betreffen, kläre ich im 1:1, nicht im öffentlichen Update. Im Status schreibe ich neutral: "Warte auf Freigabe für X."