Zeiterfassung für Tagessatz-Projekte: Workflow und Tooling

Warum Zeiterfassung bei Tagessätzen wichtig ist

Bei Tagessatz-Projekten rechne ich nicht nach Stunden ab, aber ich muss trotzdem wissen, wie viele Tage ich gearbeitet habe. Ohne saubere Erfassung entstehen Lücken in der Abrechnung, Diskussionen mit Kunden und ein unscharfes Bild meiner tatsächlichen Auslastung. Zeiterfassung ist kein Overhead, sondern die Basis für saubere Fakturierung.

Für wen der Workflow passt

Für IT-Freelancer, die auf Tagessatzbasis arbeiten und ihre Arbeitstage zuverlässig erfassen wollen, ohne komplexes Setup, aber mit klarer Verbindung zur Rechnungsstellung.

Mein Zeiterfassungs-Workflow in drei Schritten

Ich halte den Prozess bewusst schlank: Erfassen, Prüfen, Übergeben.

1) Tägliche Erfassung (2 Minuten)

Am Ende jedes Arbeitstages erfasse ich:

• Projekt/Kunde: Für wen habe ich gearbeitet?
• Tag oder Halbtag: Ganzer Tag (1,0) oder halber Tag (0,5)?
• Kurze Notiz: Was war der Fokus? (optional, aber hilfreich für Rückfragen)

Ich nutze dafür ein einfaches Tool mit Projektstruktur. Die Erfassung dauert maximal zwei Minuten.

Minimaler Datensatz pro Eintrag:

• Datum
• Kunde/Projekt
• Tag oder Halbtag (1,0 / 0,5)
• Kurznotiz zum Fokus
• Billable/Non-billable (z.B. Projekt vs. Intern)

2) Wöchentliche Prüfung (5 Minuten)

Einmal pro Woche schaue ich auf die erfassten Tage:

• Stimmen die Summen pro Projekt?
• Fehlen Einträge?
• Gibt es Tage ohne Zuordnung?

Diese Prüfung verhindert, dass sich Fehler über den Monat aufstauen.

3) Monatliche Übergabe an die Rechnung

Am Monatsende exportiere ich die Summe pro Kunde und erstelle die Rechnung. Der Leistungszeitraum und die Anzahl der Tage stehen damit fest. Die Details habe ich im Buchhaltungs-Workflow beschrieben: Buchhaltung & Monatsabschluss für IT-Freelancer Wenn der Kunde eine Freigabe braucht, schicke ich vorab eine kurze Monatsübersicht und rechne erst nach Bestätigung ab.

Tools im Überblick

Ich habe verschiedene Tools getestet. Hier meine Einordnung:

Tool	Stärke	Schwäche	API
Toggl	Einfach, schnell, gute Reports	Projektstruktur begrenzt	ja
Clockify	Kostenlos, teamfähig	UI etwas überladen	ja
Harvest	Rechnungsintegration	Teurer bei Solo-Nutzung	ja
Notion	Flexibel, eigene Struktur	Kein natives Time-Tracking	ja
Spreadsheet	Maximale Kontrolle	Manueller Aufwand	nein

Für Solo-Freelancer mit Tagessatz-Fokus reicht oft ein einfaches Tool oder sogar ein Spreadsheet. Entscheidend ist, dass die Erfassung schnell geht und ich die Daten am Monatsende sauber exportieren kann.

Automatisierung: Vom Tracking zur Rechnung

Ich verbinde meine Zeiterfassung mit dem Fakturierungsprozess:

1. Export der Monatssumme pro Kunde (CSV oder API).
2. Übernahme in die Rechnung mit Leistungszeitraum und Tagesanzahl.
3. Optional: Automatische Erinnerung am Monatsende, wenn Einträge fehlen.

Für die technische Umsetzung nutze ich entweder einen API-Abruf oder einen einfachen Export. Die Rechnung erstelle ich dann in Lexware Office: Lexware Office für Freelancer

Beispiel: Toggl-Export per API

curl -u $TOGGL_API_TOKEN:api_token \
  "https://api.track.toggl.com/reports/api/v3/workspace/$WORKSPACE_ID/summary/time_entries" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "start_date": "2026-01-01",
    "end_date": "2026-01-31",
    "grouping": "projects"
  }'

Hinweis: Die Authentifizierung hängt vom konkreten Toggl-Endpoint ab. Passe die Header an die aktuelle Doku deines Plans an.

Die Antwort enthält die Summe der erfassten Zeit pro Projekt. Daraus berechne ich die Tage (Gesamtzeit / 8 Stunden) und übernehme sie in die Rechnung.

Auslastung im Blick behalten

Zeiterfassung zeigt mir nicht nur, was ich abrechnen kann, sondern auch, wie meine Auslastung aussieht. Ich vergleiche regelmäßig:

• Geplante fakturierbare Tage (aus meiner Tagessatz-Kalkulation): 180 Tage/Jahr.
• Tatsächlich erfasste Tage: Liege ich im Plan oder darunter?

Wenn die Auslastung dauerhaft unter Plan liegt, muss ich entweder meine Kalkulation anpassen oder an der Akquise arbeiten. Die Basis dafür ist die Tagessatz-Kalkulation: Tagessatz-Kalkulation für IT-Freelancer Nicht-fakturierbare Zeit (z.B. Akquise, Admin, interne Weiterbildung) tracke ich bewusst als eigenes Projekt. Sie fließt nicht in die Rechnung, aber zeigt mir, wie viel Kapazität wirklich im Verkauf landet.

Kurzfazit

Zeiterfassung bei Tagessatz-Projekten muss nicht komplex sein. Tägliche Erfassung, wöchentliche Prüfung und monatliche Übergabe an die Rechnung reichen aus. Mit einem einfachen Tool oder Spreadsheet habe ich volle Kontrolle über meine Abrechnung und meine Auslastung.

FAQ

Muss ich bei Tagessätzen wirklich Zeit erfassen? Ja, aber nicht stundengenau. Ich erfasse Tage oder Halbtage, damit ich am Monatsende sauber abrechnen kann und meine Auslastung kenne.

Welches Tool empfiehlst du für Solo-Freelancer? Toggl oder Clockify, wenn du eine schnelle Erfassung willst. Ein Spreadsheet, wenn du maximale Kontrolle brauchst und kein zusätzliches Tool willst.

Wie gehe ich mit Tagen um, die ich nicht einem Kunden zuordnen kann? Ich erfasse sie separat als "Intern" oder "Akquise". Das zeigt mir, wie viel Zeit in nicht-fakturierbare Arbeit fließt. Ein wichtiger Input für meine Kalkulation.

Wie oft sollte ich meine Auslastung prüfen? Monatlich reicht. Ich schaue auf die erfassten Tage und vergleiche sie mit meinem Plan. Quartalsweise ziehe ich ein größeres Fazit.