Warum ein klares Kalkulationsmodell wichtig ist
Mein erster Tagessatz als Freelancer: 400 Euro. Ich hatte mich an einem Bekannten orientiert, der "irgendwas in der Richtung" nahm. Nach einem Jahr die Ernüchterung: Ich hatte weniger verdient als in meinem letzten Angestelltenjob - und dabei deutlich mehr gearbeitet.
Das Problem war nicht der Markt. Das Problem war, dass ich nie gerechnet hatte. Ich wusste nicht, was meine Krankenversicherung wirklich kostet, wie viel ich für die Altersvorsorge zurücklegen sollte, und dass 20 Tage Urlaub plus Krankheit plus Akquise plötzlich 70 nicht-fakturierbare Tage im Jahr bedeuten.
Seitdem kalkuliere ich meinen Tagessatz mit einem einfachen Modell. Es ist kein starres Schema, sondern ein Rahmen, der mir zeigt, ob mein Satz trägt - oder ob ich mir selbst etwas vormache.
Für wen das Modell passt
Für Solo-IT-Freelancer im DACH-Raum, die ihren Tagessatz nachvollziehbar kalkulieren wollen, unabhängig davon, ob sie gerade starten oder ihren bestehenden Satz überprüfen möchten.
Die Grundformel: Was muss der Tagessatz leisten?
Mein Tagessatz muss drei Dinge abdecken:
- Fixkosten: Krankenversicherung, Altersvorsorge, Infrastruktur, Steuerberater, Tools.
- Zielgehalt: Was ich mir netto auszahlen will.
- Puffer: Für Leerlauf, Krankheit, Weiterbildung und Akquise.
Die Formel in Kurzform:
Tagessatz = (Jahreskosten + Zielgehalt + Puffer) / Fakturierbare Tage
Schritt 1: Jahreskosten ermitteln
Ich liste alle laufenden Kosten auf, die ich als Freelancer habe:
| Position | Monatlich | Jährlich |
|---|---|---|
| Krankenversicherung | 1200 € | 14.400 € |
| Altersvorsorge | 700 € | 8.400 € |
| Berufshaftpflicht | 70 € | 840 € |
| Steuerberater | 150 € | 1.800 € |
| Tools & Infrastruktur | 100 € | 1.200 € |
| Weiterbildung | 50 € | 600 € |
| Sonstiges (Unvorhergesehenes) | 100 € | 1.200 € |
| Summe | 2.370 € | 28.440 € |
Diese Zahlen sind Beispiele. Deine Werte können stark abweichen, je nach Versicherungssituation und Setup. Ich trenne laufende Kleinigkeiten (Unvorhergesehenes) bewusst vom strategischen Puffer, den ich später als Prozentwert auf den Jahresbedarf rechne.
Schritt 2: Zielgehalt definieren
Das Zielgehalt ist, was ich mir monatlich netto auszahlen will. Hier denke ich in Nettobeträgen, weil die Einkommensteuer separat anfällt. Im Modell ist das Zielgehalt netto; die Einkommensteuer plane ich als eigene Rücklage zusätzlich ein. Wenn du die Steuerrücklage direkt im Modell abbilden willst, füge sie als eigene Position im Jahresbedarf hinzu.
Beispiel: Ich will 5.000 € netto pro Monat. Das sind 60.000 € im Jahr.
Schritt 3: Fakturierbare Tage berechnen
Ein Jahr hat etwa 250 Arbeitstage. Davon ziehe ich ab:
| Abzug | Tage |
|---|---|
| Urlaub | 30 |
| Krankheit (Puffer) | 10 |
| Weiterbildung | 10 |
| Akquise & Admin | 20 |
| Fakturierbar | 180 |
180 Tage ist ein realistischer Wert für Solo-Freelancer mit guter Auslastung. Bei Projektlücken oder längerer Akquise kann der Wert niedriger liegen. Ich definiere einen Tag als 8 Stunden. Halbtage sind 0,5. Wenn du mit 7,5 Stunden rechnest, passt du die Umrechnung am Ende entsprechend an.
Schritt 4: Tagessatz berechnen
Jetzt setze ich alles zusammen:
Jahreskosten: 28.440 €
Zielgehalt: 60.000 €
Puffer (10% von Kosten + Zielgehalt): 8.844 €
-------------------------
Jahresbedarf: 97.284 €
Fakturierbare Tage: 180
Tagessatz = 97.284 € / 180 = 540 € (gerundet)
Mit diesen Annahmen brauche ich einen Tagessatz von etwa 540 € netto, um meine Kosten zu decken und mein Zielgehalt zu erreichen. Wenn sich die fakturierbaren Tage ändern, verschiebt sich der Satz spürbar: Bei 160 Tagen läge er im Beispiel bei etwa 608 €, bei 200 Tagen bei rund 486 €.
Faktoren, die den Tagessatz beeinflussen
Der berechnete Satz ist mein Minimum. In der Praxis kommen weitere Faktoren dazu:
Marktlage: Was zahlen Kunden aktuell? Als ich 2022 viel mit Kubernetes gearbeitet habe, waren 800+ € normal. 2024 war der Markt enger, und dieselben Skills gingen manchmal nur noch für 650 € weg.
Spezialisierung: Mein Standard-DevOps-Tagessatz liegt bei ~600 €. Für ein Projekt, bei dem ich eine sehr spezifische Legacy-Migration gemacht habe (die sonst keiner anfassen wollte), habe ich 900 € bekommen.
Projektlänge: Bei einem 12-Monats-Projekt bin ich eher bereit, 10% unter meinem Idealsatz zu gehen, weil ich mir Akquise spare. Bei einem 2-Wochen-Einsatz nie - der Overhead ist zu hoch.
Remote vs. Vor-Ort: Für Vor-Ort-Projekte rechne ich Reisezeit als halben Tagessatz drauf. 2 Stunden Anfahrt pro Tag = 20 Stunden pro Woche = 2,5 Tage, die ich nicht fakturieren kann.
Kundengröße: Ein DAX-Konzern hat andere Budgets als ein 20-Personen-Startup. Bei Konzernen gehe ich mit höheren Sätzen rein, weil der Einkaufsprozess sowieso länger dauert und mehr Overhead erzeugt.
Ich nutze die Kalkulation als Untergrenze und verhandle nach oben, wenn der Markt es hergibt.
Wie ich den Tagessatz kommuniziere
Ich nenne meinen Tagessatz ohne lange Erklärung. Wenn ein Kunde nachfragt, verweise ich auf meine Erfahrung und den Mehrwert, nicht auf meine Kostenstruktur. Die Kalkulation ist für mich, nicht für den Kunden.
Ein typischer Dialog:
Kunde: "Was ist Ihr Tagessatz?" Ich: "Mein Tagessatz liegt bei 650 Euro." Kunde: "Das ist über unserem Budget. Können Sie auf 500 runtergehen?" Ich: "500 ist unter meinem Minimum. Aber wir können über den Scope sprechen. Wenn wir den Monitoring-Teil weglassen und ich nur die CI/CD-Pipeline aufsetze, kommen wir auf weniger Tage - das senkt die Gesamtkosten."
Was ich nicht sage: "Ich habe 28.000 Euro Fixkosten im Jahr und brauche deshalb..." Das geht den Kunden nichts an und schwächt meine Position.
Bei Verhandlungen bleibe ich bei meinem Minimum und biete stattdessen Anpassungen im Scope an. Das schützt meine Marge und signalisiert Professionalität.
Automatisierung: Kalkulation und Tracking
Ich halte meine Kalkulation in einem einfachen Spreadsheet. Einmal im Jahr aktualisiere ich die Werte. Für das laufende Tracking nutze ich Zeiterfassung, die ich mit meinem Fakturierungsprozess verbinde.
Den Zeiterfassungs-Workflow habe ich separat beschrieben: Zeiterfassung für Tagessatz-Projekte
Die Verbindung zur Rechnung läuft über meinen Monatsabschluss-Prozess: Buchhaltung & Monatsabschluss für IT-Freelancer
Kurzfazit
Ein klares Kalkulationsmodell gibt mir Sicherheit in Verhandlungen und zeigt mir, ob mein Tagessatz wirklich trägt. Die Formel ist einfach: Kosten plus Zielgehalt plus Puffer, geteilt durch fakturierbare Tage. Alles darüber ist Verhandlungserfolg.
FAQ
Wie oft sollte ich meinen Tagessatz überprüfen? Mindestens einmal im Jahr, idealerweise zusammen mit meiner Jahresplanung. Und immer, wenn sich meine Kosten oder mein Zielgehalt deutlich ändern.
Was mache ich, wenn mein berechneter Satz über dem Markt liegt? Dann habe ich drei Optionen: Spezialisierung erhöhen, Kosten senken oder Auslastung steigern. Die Kalkulation zeigt mir, wo ich ansetzen muss.
Sollte ich meinen Tagessatz je nach Kunde variieren? Das kann sinnvoll sein, aber ich würde nie unter mein Minimum gehen. Unterschiedliche Sätze rechtfertige ich über Scope, Projektlänge oder strategischen Wert des Kunden.
Wie gehe ich mit Stundensatz-Anfragen um? Ich rechne meinen Tagessatz auf Stunden um (Tagessatz / 8) und kommuniziere das klar. Für kurze Einsätze oder Beratung nutze ich einen höheren Stundensatz, weil der Overhead größer ist.