Warum ich diesen 30-Minuten-Workflow nutze
Mein Steuerberater hat mich mal angerufen: "Thomas, ich finde die Hetzner-Rechnung vom März nicht. Kannst du mir die nochmal schicken?" Ich habe 20 Minuten gesucht - in drei verschiedenen E-Mail-Ordnern, zwei Cloud-Speichern und einem lokalen Download-Ordner. Die Rechnung war am Ende in meinem Spam-Ordner gelandet.
Nach diesem Anruf habe ich meinen Ablauf umgestellt. Heute brauche ich 30 Minuten pro Monat, und mein Steuerberater bekommt ein sauberes ZIP-Archiv mit allem, was er braucht. Keine Rückfragen, keine Suchaktionen.
Der Workflow funktioniert komplett ohne Buchhaltungstool. Nur Ordner, ein festes Namensschema und Disziplin.
Wenn du erst eine Übersicht suchst, starte hier: Workflows: Buchhaltung
Wenn du mehr Automatisierung willst, schau dir meinen erweiterten Monatsabschluss-Workflow an. Monatsabschluss für IT-Freelancer
Für wen der Ablauf passt
Der Ablauf passt für IT-Freelancer im DACH-Raum, die ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen monatlich strukturiert archivieren und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vereinfachen wollen - ohne große Automatisierung.
Die 30-Minuten-Struktur: Drei Bereiche, ein fester Ablauf
Ich halte die Struktur bewusst einfach: Eingang, Archiv, Übergabe. Das sorgt für einen ruhigen Abschluss, auch wenn ich nur wenig Zeit habe.
1) Eingang sammeln (5 Minuten)
Ich gehe meine Quellen einmal durch und ziehe alles raus, was noch nicht archiviert ist:
E-Mail-Postfach: Der Hauptkanal. Ich suche nach "Rechnung", "Invoice", "Zahlungsbeleg" und schaue die letzten 30 Tage durch. Typische Absender: Hetzner, AWS, Adobe, Slack, Notion, mein Mobilfunkanbieter.
Anbieter-Portale: Manche Rechnungen kommen nicht per Mail. AWS und Google Cloud muss ich im Portal downloaden. Das sind bei mir 2-3 Anbieter, die ich manuell checke.
Papierbelege: Selten, aber es kommt vor. Bewirtungsbelege, Parktickets, Post vom Finanzamt. Die scanne ich mit der Handy-Kamera und speichere sie als PDF.
Mein Ziel: Am Ende liegen alle Belege des Monats in einem Ordner auf meinem Desktop - noch unsortiert, aber vollständig.
2) Archiv konsolidieren (15 Minuten)
Jetzt bringe ich Ordnung rein. Jede Datei bekommt einen einheitlichen Namen und wandert in die richtige Struktur.
Meine Ordnerstruktur:
Buchhaltung/
├── 2026/
│ ├── 01/
│ │ ├── Eingang/ # Eingangsrechnungen (Kosten)
│ │ ├── Ausgang/ # Ausgangsrechnungen (Umsatz)
│ │ └── Sonstiges/ # Kontoauszüge, Bescheide, etc.
│ ├── 02/
│ └── ...
Mein Namensschema:
YYYY-MM-DD_Lieferant_Betrag.pdf
Beispiele:
2026-01-05_Hetzner_47.60.pdf2026-01-12_AWS_156.23.pdf2026-01-18_Bewirtung_34.50.pdf
Warum der Betrag im Dateinamen? Weil ich so in 2 Sekunden prüfen kann, ob eine Rechnung schon archiviert ist. "Hetzner 47,60" - Datei da? Check. Nächste.
3) Steuerberater-Paket vorbereiten (10 Minuten)
Mein Steuerberater bekommt jeden Monat ein ZIP-Archiv mit einer klaren Struktur. Das hat die Rückfragen auf nahezu null reduziert.
Was im Paket enthalten ist:
2026-01_Belege.zip
├── Eingang/ # Alle Eingangsrechnungen
├── Ausgang/ # Alle Ausgangsrechnungen
├── Kontoauszug.pdf # Geschäftskonto des Monats
└── NOTIZEN.txt # Kurze Hinweise (optional)
Die NOTIZEN.txt enthält nur Sonderfälle:
- "AWS-Rechnung ist in USD, Umrechnung siehe Kontoauszug"
- "Bewirtungsbeleg 18.01.: Kundengespräch mit Firma XY"
- "Gutschrift von Hetzner für Serverausfall"
Übergabe: Ich lade das ZIP in einen geteilten Cloud-Ordner (Nextcloud) und schicke meinem Steuerberater eine kurze Mail: "Januar ist hochgeladen, 12 Eingangsbelege, 3 Ausgangsrechnungen, keine Besonderheiten."
Das wars. Keine Anrufe, keine Nachfragen, keine verlorenen Belege.
Automatisierung: klein starten, stabil bleiben
Auch wenn dieser Workflow ohne Tool-Stack funktioniert, kann ich ihn gezielt automatisieren. Das passt zu meinem Prinzip, erst den stabilen Ablauf zu definieren und danach zu automatisieren.
- E-Mail-Regeln verschieben Rechnungen direkt in den richtigen Ordner.
- Ein kleiner systemd-Timer kann einmal pro Woche neue Dateien in ein Monatsverzeichnis sortieren.
- Bei Bedarf kann ein Tool wie Lexware Office die Belege inklusive OCR erfassen.
Mehr zu Automatisierungsgrundlagen findest du im Grundlagenartikel. Workflow-Automatisierung für Solo-Freelancer
Wie ich den Ablauf mit Lexware Office erweitere
Wenn ich mehr Automatisierung will, nutze ich Lexware Office als zentrale Stelle für Belege und USt-VA. Dann verschiebe ich die Arbeit in das Tool und übergebe dem Steuerberater exportierte Daten statt Rohbelege.
Kurzfazit
Mit dem 30-Minuten-Workflow habe ich einen klaren Monatsabschluss, der ohne Tool-Overhead funktioniert. Ich kann ihn jederzeit erweitern, aber ich bin nicht davon abhängig.
FAQ
Muss ich immer ein Buchhaltungstool nutzen? Nein. Für den Start reicht ein sauberer Ordneraufbau und ein diszipliniertes Namensschema.
Was ist der wichtigste Fehler, den ich vermeiden sollte? Unklare Ablage. Wenn Belege ohne Struktur liegen, entsteht später Chaos und Rückfragen vom Steuerberater.
Wie bleibt der Ablauf wirklich bei 30 Minuten? Weil ich ihn monatlich gleich durchziehe und die Struktur konstant halte. Je weniger Sonderfälle, desto schneller bin ich durch.
Nächster Schritt
- Wenn du den Ablauf automatisieren willst: Monatsabschluss-Workflow.
- Wenn du ein Tool brauchst: Lexware Office für Freelancer.
- Zur Übersicht: Workflows: Buchhaltung.