Lexware Office für Freelancer: Buchhaltung, Rechnungen, API

Warum Lexware Office mein Tool ist

Der Wechsel zu Lexware Office kam aus Frust. Mit FastBill hatte ich angefangen - super für Rechnungen, aber bei Eingangsbelegen umständlich. Dann sevDesk getestet - tolle Oberfläche, aber der API-Zugang war mir zu teuer. Als ich dann zum dritten Mal manuell Belege in zwei Systeme eingetippt hatte, war klar: Ich brauche ein Tool mit vernünftiger API.

Lexware Office war der Kompromiss: Nicht das hübscheste Interface, aber eine dokumentierte Public API im XL-Tarif. Seit zwei Jahren läuft mein Monatsabschluss damit weitgehend automatisiert. In diesem Artikel zeige ich, was funktioniert, wo die Grenzen liegen und wie ich die API konkret nutze.

Wenn du erst eine Übersicht suchst, starte hier: Workflows: Buchhaltung

Für wen Lexware Office als Buchhaltungstool passt

Für Solo-Freelancer mit wiederkehrenden Ausgangsrechnungen, die ihren Monatsabschluss verlässlich und möglichst automatisiert abwickeln wollen. Wenn du Rechnungen schreiben, Belege sammeln und am Monatsende schnell abschließen willst, passt der Ansatz besonders gut.

Features, die ich im Alltag nutze

Rechnungen mit Leistungszeitraum: Für meine Tagessatz-Projekte ist der Leistungszeitraum auf der Rechnung Pflicht. Lexware Office macht das einfach - ich setze Start- und Enddatum, und die Rechnung zeigt "Leistungszeitraum: 01.01. - 31.01.2026". Klingt trivial, aber bei FastBill musste ich das früher im Freitext-Feld basteln.

Belegerfassung mit OCR: Ich leite Eingangsrechnungen per E-Mail weiter an meine Lexware-Adresse. Die OCR erkennt Betrag, Datum und Lieferant in etwa 90% der Fälle korrekt. Bei den restlichen 10% (meistens handgeschriebene Quittungen oder schlechte Scans) muss ich manuell nachbessern.

Steuerberater-Export: Ein Klick auf "DATEV-Export" und ich habe ein ZIP mit allem, was mein Steuerberater braucht. Früher habe ich PDFs einzeln zusammengesucht - das hat pro Monat 30 Minuten gekostet.

Kategorien-Logik: Ich habe 12 Buchungskategorien eingerichtet (Hosting, Software, Büro, etc.). Neue Belege werden automatisch vorgeschlagen - Hetzner landet immer bei "Hosting", AWS bei "Cloud-Infrastruktur". Das spart Zeit bei der Zuordnung.

Automations-Fokus: öffentliche API

Für mich ist entscheidend, dass Lexware Office eine öffentliche API anbietet. Damit kann ich die Daten in meine Automationen ziehen, Abläufe triggern und wiederkehrende Schritte ohne manuelles Klicken abbilden. Die öffentliche API ist im XL-Tarif enthalten, für Automationen brauchst du also dieses Paket.

Ich halte den technischen Teil bewusst schlank: Belege automatisiert erfassen, den Status prüfen und den Abschluss zuverlässig vorbereiten. Den kompletten technischen Ablauf mit cURL-Beispielen habe ich im Monatsabschluss-Workflow beschrieben.

Automationsbeispiele aus meinem Alltag

Beispiel 1: Rechnung erzeugen und Ablage automatisieren

Das Problem: Jeden Monat dieselbe Routine - Toggl öffnen, Stunden zählen, Rechnung in Lexware Office erstellen, PDF exportieren, in den richtigen Ordner legen. 15 Minuten, die sich wie eine Stunde anfühlen.

Die Lösung: Ein Make-Szenario, das am 1. des Monats automatisch läuft. Es holt die Stunden aus Toggl, erstellt die Rechnung per API und legt das PDF in meinem Archiv-Ordner ab.

Technisch wichtig: Für Leistungszeiträume nutze ich shippingType: serviceperiod mit Start- und Enddatum. Mit ?finalize=true wird die Rechnung direkt finalisiert (Status open), nicht als Entwurf gespeichert.

curl "https://api.lexware.io/v1/invoices?finalize=true" \
  -X POST \
  -H "Authorization: Bearer $LEXWARE_TOKEN" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -H "Accept: application/json" \
  -d '{
    "voucherDate": "2026-02-01T00:00:00.000+01:00",
    "address": {
      "name": "Musterkunde GmbH",
      "street": "Musterstraße 12",
      "city": "Berlin",
      "zip": "10115",
      "countryCode": "DE"
    },
    "lineItems": [{
      "type": "custom",
      "name": "Beratung IT-Freelancer (Leistungszeitraum 01/2026)",
      "quantity": 8,
      "unitName": "Stunden",
      "unitPrice": {
        "currency": "EUR",
        "netAmount": 120,
        "taxRatePercentage": 19
      }
    }],
    "totalPrice": {
      "currency": "EUR"
    },
    "taxConditions": {
      "taxType": "net"
    },
    "shippingConditions": {
      "shippingDate": "2026-01-01T00:00:00.000+01:00",
      "shippingEndDate": "2026-01-31T23:59:59.000+01:00",
      "shippingType": "serviceperiod"
    },
    "title": "Rechnung"
  }'

Beispiel 2: Belege erfassen und Monatsabschluss vorbereiten

Das Problem: Am Monatsende liegen 15-20 Eingangsrechnungen im Postfach verstreut. Manche als PDF-Anhang, manche als Link zum Download, manche noch gar nicht abgeholt. Das Zusammensuchen dauert.

Die Lösung: Alle Rechnungen gehen an eine dedizierte E-Mail-Adresse. Ein Skript prüft täglich, ob neue Belege da sind, lädt sie per API hoch und taggt sie mit dem aktuellen Monat. Am Monatsende habe ich eine saubere Liste.

Was ich dabei gelernt habe: Die OCR braucht manchmal 30-60 Sekunden. Mein Skript pollt den Status, bis voucherStatus von blank auf unchecked wechselt. Erst dann ist der Beleg wirklich verarbeitet.

Die komplette technische Umsetzung mit Code beschreibe ich im Workflow für Buchhaltung und Rechnungsprozess.

Beispiel 3: Kontakte und Projekte synchronisieren

Das Problem: Ich pflege Kundendaten in Notion (mein CRM). Wenn sich eine Adresse ändert oder ein neuer Ansprechpartner dazukommt, muss ich das auch in Lexware Office aktualisieren - sonst steht auf der Rechnung die alte Adresse.

Die Lösung: Ein wöchentlicher Sync. Das Skript holt alle Kunden aus Notion, prüft ob sie in Lexware Office existieren (per E-Mail-Match), und erstellt oder aktualisiert sie entsprechend.

Wichtig: Ich synchronisiere nur die Felder, die ich für Rechnungen brauche: Firmenname, Adresse, USt-ID. Alles andere bleibt in Notion. So halte ich die Schnittstelle schlank.

curl https://api.lexware.io/v1/contacts \
  -X POST \
  -H "Authorization: Bearer $LEXWARE_TOKEN" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -H "Accept: application/json" \
  -d '{
    "version": 0,
    "roles": {
      "customer": {}
    },
    "company": {
      "name": "Musterkunde GmbH"
    },
    "addresses": [{
      "countryCode": "DE"
    }],
    "note": "CRM-Sync"
  }'

Alternativen im Vergleich

Lexware Office ist nicht das einzige Buchhaltungstool für Freelancer. Je nach Schwerpunkt können auch sevDesk, FastBill oder Papierkram passen. Einen direkten Vergleich mit Entscheidungshilfe habe ich separat aufgebaut: Buchhaltungstools für Freelancer: Kriterien und Vergleich

Nächste Schritte

Wenn du die Entscheidung im Kontext sehen willst, helfen diese Einstiege:

Der Gesamtprozess: Monatsabschluss-Workflow.
Tool-Vergleich: Buchhaltungstools im Vergleich.
Zur Übersicht: Workflows: Buchhaltung.

Die API bietet noch weitere nützliche Endpunkte, die über meinen Monatsabschluss hinaus hilfreich sind, zum Beispiel:

Rechnungen (/v1/invoices) für Ausgangsrechnungen.
Kontakte (/v1/contacts) für Kunden- und Lieferantendaten.
Belege (/v1/vouchers) für die Buchhaltung.
Datei-Uploads (/v1/files) zum Anhängen von PDFs.
Buchungskategorien (/v1/posting-categories) für die Zuordnung.

Ein guter Einstiegspunkt ist das Lexware API Kochbuch (Public API).

FAQ

Kann ich Rechnungen automatisch erstellen?

Ja. Über die Invoices-API lege ich Ausgangsrechnungen automatisiert an und finalisiere sie direkt, wenn der Monat abgeschlossen ist.

Welche Daten brauche ich mindestens?

Für eine Rechnung brauchst du einen Empfänger, Positionen sowie Steuer- und Leistungszeitraum-Informationen. Alles Weitere ist optional und hängt von deinem Prozess ab.

Ist die API für Solo-Freelancer sinnvoll?

Ja, wenn du regelmäßig ähnliche Abläufe hast. Schon kleine Automationen nehmen dir Routine ab und machen den Monatsabschluss schneller.