Warum dieser Vergleich wichtig ist
Mein erstes Jahr als Freelancer habe ich mit Excel und einem Ordner voller PDFs überlebt. Hat funktioniert - aber der Aufwand war hoch, und ich war nie sicher, ob ich wirklich alle Rechnungen erfasst hatte.
Dann habe ich verschiedene Tools getestet: FastBill für ein halbes Jahr, sevDesk für ein Projekt, Papierkram kurz angeschaut. Heute nutze ich Lexware Office - nicht weil es perfekt ist, sondern weil die API meinen Automatisierungs-Workflow ermöglicht.
In diesem Vergleich zeige ich dir, welches Tool zu welchem Workflow passt. Nicht nach Feature-Liste, sondern nach dem, was im Alltag wirklich zählt.
Zur Übersicht für alle Buchhaltungs-Themen: Workflows: Buchhaltung
Wenn du zuerst verstehen willst, wie ich meinen Monatsabschluss grundlegend angehe, starte mit dem Artikel Buchhaltung & Monatsabschluss für IT-Freelancer.
Die Kandidaten im Überblick
Lexware Office
Mein aktuelles Tool. Die Public API (ab XL-Tarif) war der Hauptgrund für den Wechsel. Ich kann Belege per Skript hochladen, Rechnungen automatisch erstellen und den Monatsabschluss weitgehend automatisieren. Die OCR-Erkennung funktioniert bei 90% meiner Belege korrekt. Der Steuerberater-Export ist ein Klick.
Meine Erfahrung: Zuverlässig, aber die API-Dokumentation könnte besser sein. Manche Endpunkte haben Eigenheiten, die ich erst durch Ausprobieren verstanden habe.
sevDesk
Habe ich für ein 6-Monats-Projekt genutzt, weil der Kunde es bereits hatte. Die Belegerfassung per App ist schnell: Foto machen, hochladen, fertig. Die Banking-Integration hat bei meiner Sparkasse gut funktioniert. Die API ist mächtig, aber die Preisstruktur für den Pro-Tarif hat mich abgeschreckt.
Meine Erfahrung: Sehr gute UX, aber für Solo-Freelancer mit Automatisierungswunsch wird es schnell teuer.
FastBill
Mein erstes richtiges Buchhaltungstool. Rechnungen schreiben ist super einfach - in 2 Minuten ist eine Rechnung erstellt und verschickt. Für Eingangsbelege war es mir zu umständlich. Die API ist offen und gut dokumentiert, aber der Fokus liegt klar auf Ausgangsrechnungen.
Meine Erfahrung: Perfekt für Freelancer, die hauptsächlich Rechnungen schreiben und wenig Eingangsbelege haben.
Papierkram
Kurz getestet, weil der Free-Tarif attraktiv war. Die Oberfläche ist aufgeräumt und übersichtlich. Die REST-API ist noch Beta und arbeitet mit Credits - für ernsthafte Automatisierung war mir das zu unsicher.
Meine Erfahrung: Guter Einstieg für Freelancer, die erstmal ohne Kosten starten wollen.
Manuelle Ablage
Mein Backup-System und Fallback. Ordnerstruktur auf der Festplatte, Belege als PDF, monatliche Übergabe an den Steuerberater per Cloud-Link. Funktioniert seit Jahren - braucht aber Disziplin.
Meine Erfahrung: Unterschätzt. Für den 30-Minuten-Workflow ohne Tool-Overhead immer noch eine valide Option.
Meine Kriterien für die Bewertung
Ich bewerte Buchhaltungstools nach Punkten, die im Freelancer-Alltag wirklich zählen:
- API & Automatisierung: Kann ich Belege, Rechnungen und Kontakte per API steuern?
- Belegerfassung: Wie gut lassen sich Eingangsrechnungen erfassen (Scan/App/Import)?
- Banking-Integration: Funktioniert der Kontoabgleich automatisch?
- Steuerberater-Export: Wie einfach übergebe ich Daten an den Steuerberater?
- Preis/Leistung: Was kostet das Tool im Verhältnis zum Nutzen?
Entscheidungsmatrix (Kurzform)
| Kriterium | Lexware Office | sevDesk | FastBill | Papierkram | Manuell |
|---|---|---|---|---|---|
| API & Automatisierung | ja (XL) | ja (Buchhaltung Pro) | ja (offen) | ja (Beta, ab M/L) | nein |
| Belegerfassung | gut | gut | ok | ok | nein |
| Banking-Integration | gut | gut | gut | gut | nein |
| Steuerberater-Export | gut | gut | gut | gut | manuell |
| Setup-Aufwand | niedrig | niedrig | sehr niedrig | niedrig | mittel |
| Preis (Einstieg) | ab 7,90 €/Monat | ab 12,90 €/Monat | ab 10 €/Monat | 0 € (Free) | 0 € |
Empfehlungen nach Kontext
Szenario 1: "Ich will meinen Monatsabschluss automatisieren" → Lexware Office (XL-Tarif). Beispiel: Belege landen per E-Mail-Weiterleitung automatisch im System, Make erstellt am Monatsende eine Checkliste, die API liefert Daten für mein Reporting. Investition: 32,90 €/Monat, aber der Zeitgewinn ist enorm. Lexware Office für Freelancer
Szenario 2: "Ich bekomme 30+ Eingangsrechnungen pro Monat" → sevDesk (Buchhaltung Pro). Beispiel: Du betreust mehrere Kunden, jeder schickt Belege. Die App-basierte Erfassung und automatische Kategorisierung spart bei hohem Volumen echte Zeit. Die Banking-Integration gleicht Zahlungen automatisch ab.
Szenario 3: "Ich schreibe 5-10 Rechnungen pro Monat, mehr nicht" → FastBill (Solo). Beispiel: Du hast 2-3 Stammkunden, wenig Eingangsbelege, brauchst keine komplexe Buchhaltung. In 2 Minuten ist die Rechnung erstellt, das Mahnwesen läuft automatisch. Für 10 €/Monat alles abgedeckt.
Szenario 4: "Ich starte gerade und will erstmal kein Geld ausgeben" → Papierkram (Free). Beispiel: Erstes Freelancer-Jahr, noch unsicher wie viel Umsatz kommt. Der Free-Tarif reicht für den Anfang, und wenn es wächst, kannst du upgraden oder wechseln.
Szenario 5: "Ich will kein Tool, mein Steuerberater macht alles"
→ Manuelle Ablage. Beispiel: Ordner Buchhaltung/2026/01/ mit allen Belegen, am Monatsende ZIP erstellen und
an den Steuerberater schicken. Funktioniert seit Jahren, kostet nichts, braucht aber Disziplin.
Rechnung -> Archiv -> Steuerberater
Wie ich entscheide (mein Kurzprozess)
Ich starte mit dem Prozess, nicht mit dem Tool. Danach entscheide ich:
- Brauche ich API-Zugriff für Automatisierung?
- Wie viele Eingangsbelege habe ich pro Monat?
- Arbeite ich direkt mit einem Steuerberater oder mache ich alles selbst?
- Wie viel Budget habe ich für Tooling?
Diese vier Fragen reichen, um das passende Tool sauber einzuordnen.
Preise im Überblick (Stand: Januar 2026)
| Tool | Monatlicher Listenpreis (Einstieg) | Hinweis |
|---|---|---|
| Lexware Office | ab 7,90 € (S) | Rechnungen ab M, USt-VA ab L, Public API ab XL |
| sevDesk | ab 12,90 € (Rechnung) | Buchhaltung ab 25,90 €, API in Buchhaltung Pro |
| FastBill | ab 10 € (Solo) | Offene API im Solo-Tarif |
| Papierkram | 0 € (Free) | Bezahlte Tarife ab 9,90 €; API (Beta) mit Credits ab M/L |
| Manuell | 0 € | Ordner, Excel, Steuerberater-Übergabe |
Alle Preise sind Listenpreise bei monatlicher Zahlung (zzgl. MwSt.) und können sich ändern.
Kurzfazit
Für IT-Freelancer mit Automatisierungs-Fokus ist Lexware Office die stärkste Wahl. sevDesk lohnt sich bei hohem Belegvolumen und starker Banking-Nutzung. Für einfache Setups reichen FastBill oder Papierkram. Und wer maximale Kontrolle will, kommt auch mit einer manuellen Ablage ans Ziel.
FAQ
Muss ich ein Buchhaltungstool nutzen? Nein. Für den Start reicht eine saubere Ordnerstruktur und ein diszipliniertes Vorgehen. Ein Tool lohnt sich, wenn du Zeit sparen oder automatisieren willst.
Kann ich später wechseln? Ja, aber mit Aufwand. Belege und Rechnungen lassen sich meist exportieren, aber die Einrichtung im neuen Tool kostet Zeit. Deshalb lohnt sich eine bewusste Entscheidung am Anfang.
Was ist der häufigste Fehler bei der Toolwahl? Ein Tool zu wählen, bevor der Prozess klar ist. Erst wenn ich weiß, wie mein Monatsabschluss läuft, kann ich das passende Tool auswählen.
Welches Tool nutzt du selbst? Lexware Office, weil die API meinen Automatisierungs-Workflow am besten unterstützt.
Nächster Schritt
- Wenn du deinen Monatsabschluss als Prozess aufsetzen willst: Monatsabschluss-Workflow.
- Wenn du Tooling konkret einordnen willst: Lexware Office für Freelancer.
- Zur Übersicht: Workflows: Buchhaltung.